Je hebt de foto’s van een opdracht geselecteerd, een video geëxporteerd of een presentatie voor een klant afgerond. Dan moet het bestand nog bij de ontvanger komen. Een gewone e-mailbijlage is soms te groot. Een link naar een gedeelde map kan weer meer toegang geven dan je bedoelde. Hoe kies je een manier van versturen die bij de opdracht past?
Dit artikel bevat een affiliate-link. Als je via die link een betaald abonnement afsluit, kan Software-winkels.nl een commissie ontvangen. Dat kost jou niets extra.
Eerst bepalen: delen of bewaren?
Niet ieder bestand heeft een vaste plek in de cloud nodig. Wil je dat iemand een bestand ontvangt en downloadt, dan kan een tijdelijke transferlink voldoende zijn. Werk je wekenlang samen aan dezelfde documenten en moeten meerdere mensen steeds de nieuwste versie kunnen openen? Dan is een gedeelde werkomgeving vaak handiger.
Dat verschil voorkomt een veelvoorkomende verwarring. Een transferdienst helpt je een bestand af te leveren. Cloudopslag is bedoeld om bestanden langer beschikbaar te houden en er eventueel samen in te werken. Bedenk dus eerst wat de ontvanger moet kunnen doen: één keer downloaden, later terugkomen of samen wijzigingen aanbrengen.
Controleer de maximale bestandsgrootte
Een pdf met een offerte verstuur je meestal zonder moeite per e-mail. Bij een map met hoge resolutie foto’s, een ontwerpbestand of een video wordt de grootte sneller een probleem. Kijk daarom naar de maximale grootte per transfer en naar de beschikbare ruimte binnen het abonnement. Dat zijn twee verschillende grenzen.
Maak van meerdere bestanden zo nodig één overzichtelijke map of zipbestand en geef die een duidelijke naam. Laat je klant ook weten wat erin zit en wanneer de downloadlink verloopt. Zo kan de ontvanger de bestanden op tijd opslaan en later makkelijker terugvinden.
Bepaal wie toegang krijgt en hoelang
Een downloadlink is praktisch, maar bedenk vooraf wie hem mag gebruiken. Controleer of de dienst een wachtwoord, een instelbare vervaldatum en meldingen over de overdracht biedt. Stuur een eventueel wachtwoord bij vertrouwelijke bestanden via een ander kanaal dan de link.
Kijk ook naar de bewaartermijn. Een korte periode kan prettig zijn als het bestand alleen hoeft te worden afgeleverd, maar is onhandig wanneer je klant pas na een vakantie of drukke werkweek kan downloaden. Leg bij belangrijke opdrachten zelf een kopie vast op de plek waar je je werk bewaart. Een tijdelijke transferlink vervangt geen back-up.
Werk je met persoonsgegevens of vertrouwelijke documenten? Lees dan de privacyvoorwaarden en controleer welke afspraken jouw organisatie of opdrachtgever stelt. Een wachtwoord of tijdelijke link is op zichzelf geen garantie dat de volledige werkwijze aan alle privacyvereisten voldoet.
Kijk verder dan de prijs per maand
Sommige diensten bieden een gratis mogelijkheid voor incidenteel gebruik, terwijl andere met betaalde abonnementen werken. Vergelijk daarom niet alleen het maandbedrag. Let ook op de toegestane bestandsgrootte, de periode dat bestanden beschikbaar blijven, de functies die je werkelijk gebruikt en de voorwaarden van een maand- of jaarabonnement.
Verstuur je maar af en toe een groot bestand, dan is een uitgebreid pakket mogelijk overbodig. Lever je wekelijks foto-, video- of ontwerpbestanden aan klanten, dan kan meer capaciteit en controle juist nuttig zijn.
Wanneer past Transfers2.com?
Transfers2.com richt zich op tijdelijke bestandsoverdracht via een downloadlink of e-mail. Volgens de aanbieder bieden de abonnementen onder meer wachtwoordbeveiliging, meldingen en controle over de beschikbaarheid van een transfer. De maximale bestandsgrootte en bewaartermijn verschillen per pakket. Controleer de actuele voorwaarden voordat je een abonnement kiest.
Dat maakt de dienst vooral interessant wanneer je bestanden wilt afleveren zonder van de transfer een langdurige gedeelde werkmap te maken. Voor een team dat tegelijk aan dezelfde bestanden werkt, is een samenwerkingsomgeving waarschijnlijk geschikter.
Zo maak je de keuze
Stel jezelf voor elke opdracht vier vragen: hoe groot is het bestand, wie mag het ontvangen, wanneer moet de link verlopen en moet de ontvanger alleen downloaden of ook samenwerken? Met die antwoorden kun je gerichter een dienst kiezen. Zo krijgt je klant het bestand op een manier die past bij het werk dat je samen doet.
Over de auteur
